Großveranstaltungen

Das Thema Bedienen und Kasse darf bei größeren Veranstaltungen nicht auf die leichte Schulter genommen werden und muss sorgfältig geplant sein. Ein paar wichtige Knackpunkte sind hier aufgelistet.

Equipment und Infrastruktur

• Stabiles WLAN-Netz. Bei größeren Veranstaltungen sind WLAN-Verstärker bzw. mehrere Access-Points notwendig. Ein einzelner Router kommt bei großen Veranstaltungsflächen an seine Grenzen.
• Drucker über LAN-Kabel, anstatt per WLAN an das Netzwerk anschließen.
• Bei häufig wechselndem Personal, die Smartphones bereitstellen.
• Küchenmonitor vorsehen, um Bestellungen zu puffern und Zettelchaos zu vermeiden.
• Ersatzgeräte (Drucker/Tablets/Smartphones/eingerichteter Backup TSE-Server) bereitstellen.
• Geräte vollständig laden und Ladekabel bereitstellen.
• Vorkehrungen gegen Stromausfall treffen.
• Drucker ggf. per LAN-Kabel anstatt per WLAN verbinden.

Aufbau

• Tische deutlich beschriften (Reihen mit A-Z, Tische innerhalb einer Reihe nummeriert). Jeder Tisch ist gut lesbar beschriftet. Wenn notwendig, die Gänge an den Wänden beschriften.
• Schlagkräftige Logistik in der Küche und an der Theke (eine durchdachte Küchen-/Thekenplanung ist essenziell).
• Andere Bonfarbe für die Bonkassen.
• Genug Tabletts zum Austragen bereitstellen.
• Genug Mülleimer für Bons bereitstellen.
• Genug Thermopapier bereitstellen.

Konfiguration

• Preisliste und Tischlayout korrekt eingegeben.
• TSE konfiguriert und korrekte Vereinsdaten hinterlegt
• Backup der Stammdaten
• Nach der Schicht: CSV-Dateien für die Gesamtabrechnung von den Bedienungen einholen und sichern.

Personal

• Einweisung einplanen:
  • Bedienungen in die App einweisen: Bestellen, Kassieren, alte Bestellungen einsehen, richtigen Tisch auswählen, …
  • Küchen-/Thekenpersonal einweisen: Klare Aufgabenverteilung.
  • Läufer einplanen: Mit Tischanordnung vertraut machen.
• Krisenmanagement proaktiv einplanen:
  • Verantwortlichen festlegen, der Probleme mit falschen/nicht bekommenen Bestellungen regelt.
  • Ansprechpartner für Bedienungen festliegen.
  • Ansprechpartner für Küchen-/Thekenpersonal festlegen.

Kartenzahlung

• Frühzeitig den Zahlungsanbieter einrichten (die Prozesse zur Registrierung dauern ggf. ein paar Tage/Wochen).
• Kartenzahlung fest auf den Geräten einrichten und Testzahlung durchführen.
• Stabile Internetverbindung, am besten über eine feste Leitung. Mobilfunk stößt bei Großveranstaltungen an die Grenzen.
• Keine komplett bargeldlose Veranstaltung (es wird zu fehlgeschlagenen Zahlungen kommen, dann muss Bargeld vorhanden sein).