Tipps für die perfekte Veranstaltung

Auf dieser Seite haben wir einige Tipps aus unserem Veranstaltungsalltag gesammelt. Wenn du die Prozesse bei deiner Veranstaltung noch weiter optimieren möchtest, bist du hier an der richtigen Stelle.

Personal

Einweisung der Bedienungen nicht vernachlässigen

Wenn es die erste Veranstaltung mit OrderAssist ist, plane bevor die Veranstaltung startet genug Zeit zum Einweisen ein. Kommen die ersten Gäste noch während der Einweisung führt das direkt zu Nervosität und Stress.

Falsche Bestellungen nicht zurückgehen lassen oder an andere Gäste vergeben

Wenn ein Träger an einen Tisch läuft und dort niemand bestellt hat, muss dies mit der entsprechenden Bedienung geklärt werden und der Gast gefunden werden. Vielleicht wurde der falsche Tisch gewählt oder etwas versehentlich falsch getippt.

Die Bedienung muss den Fehler finden und sich darum kümmern, denn: Der Gast weiß, dass er bestellt hat und wartet auf seine (vielleicht schon bezahlte) Bestellung. Die Bestellung einfach zurück in die Küche zu tragen ist hier falsch.

WLAN

Platziere den WLAN-Router gut

Der WLAN-Router ist das zentrale Element, mit dem alle Geräte stets verbunden sein müssen. Platziere den Router daher so, dass überall eine gute Signalstärke vorhanden ist. Wichtig ist, dass der Router in 2 - 3 m Höhe über den Köpfen der Gäste platziert ist (Personen schirmen das Signal ab).

Verwende kein 5GHz WLAN

Am besten verwendest du kein 5GHz WLAN und beschränkst dich auf 2.4GHz. Manche (speziell günstigere) Smartphones bekommen den Wechsel von 5GHz zu 2.4GHz bei schwachem Empfang nicht gut hin. In dem Fall ist es besser, das Handy hat von Beginn an nur eine Option.

Preisliste

Kurze und prägnante Bezeichnungen

Verwende „Wein rot“ anstatt „Lauffener Trollinger mit Lemberger Rotwein halbtrocken“. Das erleichtert es dem Personal, da weniger gelesen werden muss.

Bei Essensmenüs auch kleine Portionen vorsehen

In der Praxis wird dies immer nachgefragt (z. B. von älteren Personen oder Kindern). Wenn kleine Portionen nicht vorgesehen sind, haben die Bedienungen ein Problem, da der Preis für kleine Portionen in der Regel niedriger ist.

Auf den Preislisten, die ausgedruckt auf den Tischen liegen, müssen die kleinen Portionen nicht aufgeführt werden.

Tischlayout

Zuerst eine Skizze anfertigen

Fertige eine grobe Skizze der Tischaufstellung an, bevor du das Tischlayout in der App einstellst. Dies erleichtert die Konfiguration, da die Aufstellung so direkt erkennbar wird.

Spalten und Zeilen systematisch benennen

Benenne die Tischreihen mit Buchstaben und die Tische innerhalb einer Reihe mit Ziffern. Spalten in der Sortierung A-Z, Zeilen ausgehend von der Hauptausgabestelle aufsteigen. Dies macht es den Austrägern einfach, sofort zum richtigen Tisch zu laufen. Ähnlich wie bei „Schiffe versenken“.

Markante Punkte andeuten

Deute durch Abstände bzw. leeren Tischreihen die Gänge an. Dies ermöglicht eine einfache Orientierung.

Nicht zu große Tische

Pro hinterlegtem Tisch in der App empfehlen sich 6–8 tatsächliche Sitzplätze. Das Hilft den Austrägern, die richtige Person der Bestellung zu finden.

Verwende Sondertische (Stehtische, Theke, Bühne, …)

Wenn die Gäste ohne Sitzplatz direkt bei einer Bedienung etwas bestellen möchten, bieten sich solche Sondertische an. So kann auf einen dieser Tische gebucht werden.